La bureaucratie peut faire échouer une Transformation

Pour suivre des projets importants, l'Entreprise met souvent en place des procédures lourdes.

Les responsables de projet passent une part croissante de leur énergie à remplir des formulaires, des rapports, des comptes rendus sur ce qu'il font,et à participer à de multiples réunions au lieu de faire.

Mettre en place dès le début du projet des règles qui évitent que la bureaucratie mange l'essentiel de l'énergie: peu de réunions, peu de présents dans les réunions, mais bien préparées…

Le boulanger muselle la bureaucratie, le projet avance.

  1. A quoi les Transformateurs passent-ils leur temps ?

    L’excès de réunions et de reporting tuent la Transformation.

    Certains chefs de projet commencent la semaine avec un agenda plein de réunions :
    • Réunion de son équipe pour faire le point sur l’avancement du projet
    • Réunion avec son chef
    • Réunion avec ses clients internes
    • Réunions avec ses partenaires
    • Réunions avec les futurs utilisateurs du Modèle
    • Réunions avec les fournisseurs
    Il ne leur reste plus de temps pour construire le Modèle ou vérifier qu’il est bien construit.

    Certains passent beaucoup de temps à reporter ce qu’ils ont fait ou vont faire au lieu de faire.

    Ces contraintes partent d’une bonne intention : si l’on est bien au courant, on pourra réagir à temps. Mais ce manque de confiance est souvent lié à des échecs passés : on a voulu tirer la leçon d’un projet échoué, en ajoutant des couches de contrôles.

    En réalité, si le Modèle est bien construit, le projet est généralement un succès : les responsables devraient passer plus de temps sur le nouveau Modèle que sur la gestion des ressources et du planning, ce qui suppose de faire preuve de pédagogie pour rendre abordable le Modèle, par des prototypes, des explications claires, des exemples.

  2. Des recommandations pour limiter la bureaucratie

    • Réunions
      • Il existe des réunions d’information et des réunions de travail où on traite les problèmes
        • Limiter le nombre de réunions d’information : utiliser des canaux de communication (Intranet, par exemple)
        • Interdire les réunions de travail de plus de 5 personnes (exemple vécu extrêmement efficace)
      • Une réunion ne doit pas servir à décrire ce qui fonctionne normalement (un reporting est accessible pour ceux que ça intéresse) mais à gérer les exceptions.
      • Donner un délai de fin de réunion impératif.
      • Tous les thèmes sont préparés.
      • Le compte rendu est succinct : non pas la tenue des échanges mais les actions : qui fait quoi pour quand.
    • Reporting
      • Automatiser la production d’un reporting simple : bien réfléchir à un petit nombre d’indicateurs essentiels
      • Automatiser la consultation du reporting
    • Qualité des transformateurs : si les Transformateurs sont de grande qualité, ils sont moins nombreux et ont moins besoin de communication. La bureaucratie touche surtout les organisations où les transformateurs sont de niveau moyen.

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L'histoire de George Le Boulanger est mise à disposition selon les termes de la
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